FAQ

Ja. Für jeden Behandlungsfall eines Patienten wird eine neue Fallakte angelegt. Dazu ist ein „Zweck“ anzugeben, dem diese Akte dienen soll. Der Zweck bestimmt somit den Behandlungsfall, beispielsweise „Demenzakte“, „Notfall-Pflege-Akte“ oder ähnliches. Aber auch Krankheitsbezeichnungen bzw. –codes nach ICD-10 und weitere, je Anwendungsfall festzulegende Zweckangaben sind möglich. Die im jeweiligen Kontext vorgesehenen Angaben sind im System beim Anlegen einer Fallakte auswählbar.

Bei der EFA handelt es sich um ein System, das professions- und sektorenübergreifend allen an der Behandlung des Patienten Beteiligten zur Verfügung steht. Nach grundsätzlicher Zustimmung des Patienten zur Nutzung einer solchen Akte entscheiden die beteiligten Leistungserbringer über den in der EFA gespeicherten Inhalt. Eingestellt werden genau die medizinischen Daten, die die Nutzer (also die behandelnden Ärzte usw.) für die Behandlung des Falls für relevant erachten. Es liegt also in ihrer Verantwortung festzustellen, was für die Behandlung wichtig ist, und entsprechend zu handeln. Die Tatsache, dass alle Dokumente in der Akte auf den aktuellen Fall bezogen sind, erleichtert den Überblick und macht es auch unter Datenschutz-Aspekten möglich, allen beteiligten Leistungserbringern den gesamten Inhalt der Akte zugänglich zu machen.

Die in der EFA gespeicherte medizinische Dokumentation steht allen Leistungserbringern den gesamten Behandlungsverlauf über zur Verfügung; die Akte und ihre Inhalte werden in der Regel erst dann gelöscht, wenn die Behandlung abgeschlossen ist und die Akteninhalte nicht länger benötigt werden. Dazu kann der Fallakte beim Anlegen der gewünschte Gültigkeitszeitraum mitgegeben werden. Dieser kann bei Bedarf verlängert oder verkürzt werden, bis hin zu einem sofortigen Schließen der Akte (z. B. auf Wunsch des Patienten). Darüber hinaus hat der Patient auch immer das Recht, die sofortige Löschung der Akte und ihrer Inhalte zu verlangen.

Nein! Die Akteninhalte werden nicht archiviert, sondern nach Ablauf einer Übergangsfrist, in der die Akte noch „reaktiviert“ werden kann, auch physikalisch gelöscht. Wenn Sie im Rahmen der Behandlung Entscheidungen auf Basis von Informationen aus der Akte getroffen haben, müssen Sie die Dokumente aus der Akte in Ihr System laden und gemäß Ihrer Dokumentationspflichten selber archivieren.

In einer elektronischen Fallakte können alle Dokumente gespeichert werden, die die betroffenen Leistungserbringer als relevant für die mitbehandelnden Kollegen einschätzen. Dazu zählen beispielsweise elektronische Arzt- oder Entlassbriefe, Laborberichte, Basisinformation über den Patienten inkl. Dauerdiagnosen und Cave-Hinweisen, Medikationspläne, geriatrische Assessments. Das Aktensystem macht diesbezüglich keine Einschränkungen. Je nach Anwendungsszenario werden aus Sicherheitsgründen ggf. bestimmte Dateitypen oder sehr große Dateien ausgeschlossen. So werden in der Regel ausführbare Dateien (z. B. .exe-Dateien) zurückgewiesen werden.

Jeder Leistungserbringer, der Zugriff auf eine Akte hat, kann die Liste der Zugriffsberechtigten verändern, d. h. weitere Zugriffsberechtigte hinzufügen. Dazu bietet das System eine Art Adressbuch mit allen an das System angeschlossenen Organisationen bzw. Leistungserbringern an. Das Hinzufügen oder Entfernen von Zugriffsberechtigten darf nur mit Zustimmung des Patienten geschehen. Dazu erstellen in der Regel die Anwendungssysteme, die den Zugriff auf die EFA ermöglichen, automatisch eine entsprechende Einwilligungserklärung, die Sie ausdrucken und vom Patienten unterschreiben lassen können. Alle Leistungserbringer, die in der Liste der Zugriffsberechtigten enthalten sind, können alle in der Akte enthaltenen Dokumente (außer den „invalidierten“, d. h. zu ungültig erklärten) anschauen, herunterladen und bei sich speichern und auch neue Dokumente der Akte hinzufügen. Patienten haben keinen direkten Einblick in die Akte, jedoch können sie bei den beteiligten Ärzten ihr Auskunftsrecht geltend machen, d. h. jeder Arzt ist verpflichtet, seine Patienten bei Nachfrage bzgl. der über sie gespeicherten Dokumente zu informieren.

Der Patient muss seine schriftliche Einwilligung zur Nutzung der Elektronischen Fallakte für einen konkreten Krankheitsfall geben. Er entscheidet in diesem Zuge auch darüber, welche Ärzte oder Einrichtungen auf die eingestellten Informationen zugreifen dürfen. Sollen weitere Leistungserbringer in den Kreis der Behandler aufgenommen werden, muss der Patient erneut zustimmen. Der Patient kann Zugriffsrechte einzeln widerrufen. So bleibt das Recht auf freie Arztwahl jederzeit gewährleistet. Darüber hinaus kann der Patient beim Arzt Auskunft über die Inhalte der Akte verlangen. Weil der Arzt eine EFA nur mit der Zustimmung des Patienten anlegen darf, muss der Patient zuvor über den Sinn und die Funktionsweise dieser Art der ärztlichen Kommunikation ausführlich aufgeklärt worden sein („informed consent“). Da die EFA eine leistungserbringergeführte Akte ist, entscheidet jedoch im Einzelfall der Arzt bzw. die Einrichtung, welche Dokumente zur Behandlung relevant sind und somit eingestellt werden. Diesbezüglich hat der Patient kein Widerspruchsrecht; er kann nur seine Zustimmung zur Nutzung der Akte insgesamt zurückziehen.

Die Konformität der Elektronischen Fallakte zu den Vorgaben, die sich aus der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ergeben, wurde intensiv überprüft und ein entsprechendes Datenschutzkonzept ist von den Datenschutzbehörden als zulässig eingestuft worden. Der Patient hat hiernach zu jeder Zeit das Recht, seine Fallakte einzusehen sowie das Löschen der Fallakte zu verlangen. Weiter muss der Patient aktiv in die Berechtigung von Leistungserbringern und Institutionen einwilligen und kann jederzeit die erteilten Berechtigungen widerrufen.

Beim EFA-Portal handelt es sich um eine Browseranwendung, über die bei Bedarf jeder Nutzer mit einer Zugriffsberechtigung auf „seine“ Fallakten zugreifen kann. Es ist nicht nötig, spezielle Software zu installieren oder Updates durchzuführen. Lediglich ein Browser (in aktueller Version) muss auf dem genutzten Arbeitsplatzrechner vorhanden sein. Das EFA-Portal hält alle Funktionalitäten für die anwendungsorientierte Nutzung der EFA vor. Dokumente können entsprechend der Zugriffsberechtigungen in der Portaloberfläche angezeigt, eingesehen und heruntergeladen werden. Das Einstellen von Dokumenten sowie das Anlegen von Akten sind über das Portal ebenfalls möglich.